Organiser un événement n’est pas de tout repos, loin de là ! Pour vous aider dans votre tâche, nous avons sélectionné les meilleurs outils qui vous feront économiser du temps… et de l’énergie !
Doodle, la meilleure application de suggestion de date
La gestion du calendrier est la base d’un événement réussi et la première chose que vous devez mettre en place : fixez une date pour l’évènement et toutes les actions suivront. Cela paraît simple écrit comme ça mais la réalité est toute autre : il peut être très difficile de choisir une date qui corresponde aux disponibilités de tout le monde.
Pour résoudre ce type de problème, le meilleur outil reste l’incontournable Doodle. Ce site web vous permettra de créer un évènement en quelques clics et d’inviter vos amis et collègues. Vous pouvez aussi distribuer un sondage à vos invités et trouver ensemble la date idéale pour organiser l’événement. Enfin, Doodle vous offre la possibilité de synchroniser automatiquement vos évènements avec vos calendriers.
EventBrite pour gérer vos invitations
EventBrite est un site bien connu des entrepreneurs et des startuppers ! Ce site web de gestion d’événements et de billetterie permet aux utilisateurs de parcourir, créer et promouvoir des événements locaux. Si vous êtes organisateur, l’outil vous invite à créer votre évènement en ligne, le promouvoir, en assurer le suivi et gérer la billetterie. Une application mobile est aussi disponible pour les participants et pour les organisateurs afin de contrôler les billets le jour de l’événement.
GoFundMe pour récolter des fonds
Si vous envisagez obtenir une aide financière de la part de vos proches pour organiser votre événement, nous vous conseillons de faire un tour sur GoFundMe, une plateforme de crowdfunding personnel. Vous pouvez faire financer toutes sortes de projets tels que des mariages, soirées, anniversaires, voyages, business… Tout est possible sur ce site qui se base la générosité des donateurs et évidemment sur celle de vos proches !
Leasyt pour trouver le lieu idéal pour votre événement
Leasyt est une solution qui permet de trouver et de réserver un lieu atypique, quel que soit votre événement : soirée d’entreprise, showroom, team building, conférence, etc. Vous trouverez sur ce site de nombreux endroits originaux, de la salle de boxe vintage aux plus beaux hôtels particuliers de France en passant par des studios photo. Chaque partenaire présent sur la plateforme est sélectionné par Leasyt dans le but de distribuer des lieux pour tous les budgets. La réservation se fait ensuite en ligne et sans frais additionnels.
Typeform, le meilleur outil pour créer des formulaires
Typeform est un service simple et ergonomique pour créer des formulaires, des sondages ou des questionnaires rapidement. L’outil distribue un grand choix d’options pour composer votre questionnaire. Vous obtiendrez au final un formulaire au design minimaliste, pourrez retrouver dans l’interface toutes les réponses et statistiques pour chaque formulaire aurez également la possibilité d’ajouter votre identifiant Google Analytics ou d’intégrer le sondage sur votre site ou en pop-up.
Canva, le site indispensable pour créer des flyers et éléments visuels
Canva est un outil en ligne utilisé par de nombreux professionnels pour créer des affiches, des logos, des CV ou encore des publications sur les réseaux sociaux. Les nombreux templates disponibles réalisés par des designers vous permettront de créer des visuels professionnels en un minimum de temps et sans avoir de compétences en PAO. L’outil donne de plus accès à plus d’un million de photographies, de graphiques et de polices et permet de créer des designs grâce au glisser-déposer.
Mailchimp pour envoyer des emails
À l’approche de l’événement, vous devrez envoyer les informations pratiques aux différents participants mais aussi aux partenaires, sponsors, fournisseurs et intervenants. Mailchimp vous permet de créer différentes listes de contacts, distribue des templates d’emails pour vous éviter de mettre les mains dans le code HTML et offre enfin des statistiques sur le taux d’ouverture. Vous pouvez aussi planifier les messages à envoyer.
Trello, l’outil idéal pour bien vous organiser
Trello c’est un outil d’organisation de tâches et de projets largement inspiré de la méthode Kanban, issue de l’industrie automobile au Japon. L’application est idéale pour les travaux en équipe mais aussi pour organiser un événement ou gérer sa vie personnelle. Trello permet de planifier, suivre et valider tous types de tâches dans une interface simple et agréable à utiliser.
Vous disposez maintenant de tous les outils pour bien organiser votre événement. Ils devraient grandement vous simplifier la vie… mais ne vous empêcheront pas de ressentir un peu de pression !
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Crédit Photo : Alasdair Elmes on Unsplash